Un OdoRunAlpes, qu'est-ce que c'est ?
C'est un temps (le plus souvent un week-end) de prospection avec un objectif ou un thème majeur. La formation et la transmission des savoirs a toujours été centrale dans les OdoRunAlpes (OdoRA) : ouverts à toute personne adhérente, ce sont des temps qui sont importants dans la vie associative et pour la progression des personnes plus novices. Pour rendre ces moments le plus accessible possible, l'association alloue une enveloppe chaque année pour prendre en charge une partie de leurs frais. Cela permet en général de couvrir les frais d'hébergement.
Comment faire un OdoRunAlpes ?
Tu es motivé.es et tu souhaites organiser un OdoRunAlpes ? C'est super et c'est facile ! Voici la recette à suivre :
Avoir un thème (secteur sous-prospecté, espèce à enjeux, atlas, etc.)
Caler une date
Demander un devis pour l'hébergement
Contacter le référent OdoRA (camille.lemerrer@wanadoo.fr) pour qu'il soumette le devis au Conseil d'administration.
Après validation du CA, réserver l'hébergement
Communiquer sur l'évènement et gérer les inscriptions
Transmettre les données et écrire un petit compte-rendu pour le site internet.
A chaque étape, il est possible de se faire accompagner par le référent des OdoRunAlpes, ou quelqu'un d'autre de l'association.
Comment faire pour l'hébergement ?
Cela va dépendre des possibilités sur le territoire, des prix, des dates, etc. Pour un week-end, il faut retenir que l'association alloue en général 300€. Si l'OdoRunAlpes dure plus longtemps, cette somme peut varier. Il vaut mieux donc éviter les hôtels *****, souvent on va en camping en louant un mobil-home pour avoir un frigo, de l'électricité, de quoi faire à manger et un logement assez confortable pour les personnes qui en ont besoin et on plante des tentes autour. Dans certains coins, des gîtes communaux peuvent être abordables.
Comment communiquer sur l'évènement ?
Il est bien de faire au moins une affiche (format A4) avec les informations clés : thème, lieu, dates, organisateur.ices et leur contact (mail et/ou téléphone), marche à suivre pour s'inscrire. Tu peux si tu le souhaites préparer un petit doc avec des infos sur le secteur où auront lieu les prospections (carto, autre), détailler les objectifs du week-end, etc.
Il faut ensuite envoyer l'affiche (et les éventuels autres documents) au référent OdoRA pour qu'il les transmette par mail aux adhérent.es et qu'il publie l'information sur facebook.
Exemple d'affiche pour un OdoRunAlpes
Comment gérer les inscriptions ?
Plusieurs solutions existent et c'est à toi de voir : les gens peuvent simplement te contacter par mail, tu peux créer un formulaire d'inscription en ligne, type "framaforms" (https://framaforms.org/odorunalpes-cordulegaster-bidentata-1738798326 par exemple), un tableur en ligne type framacalc (https://lite.framacalc.org/odorunalpes-aed3 par exemple). Tu peux aussi déléguer cette partie !
Si tu as envie de te lancer dans l'organisation d'un OdoRunAlpes mais que des questions subsistent, tu peux contacter le référent (camille.lemerrer@wanadoo.fr). Au plaisir de se voir sur le terrain !
Camille Le Merrer - Le Bot